HR AI -assistentti
HR-vastaukset, ohjeet ja prosessit yhdessä paikassa.
Kokeile HR-assistenttia käytännössä. Avaa demo.
Ongelma
HR-tiimi vastaa samoihin kysymyksiin päivittäin: lomaoikeudet, sairauslomat, etuudet, työaikamuodot, palkanmaksu. Työntekijät odottavat vastauksia, ja HR:n aika kuluu rutiinikysymyksiin. Onboarding on hidasta, kun uudet työntekijät kysyvät perusasioita. Politiikat päivittyvät, mutta tieto ei tavoita kaikkia ajoissa. Tuloksena on tyytymättömyyttä ja turhaa kuormitusta.
Ratkaisu
Rakennamme RAG-pohjaisen HR-assistentin, joka indeksoi kaikki HR-dokumentit: käsikirjat, politiikat, lomake-ohjeet, UKK:t. Työntekijät kysyvät luonnollisella kielellä (esim. "Kuinka monta lomapäivää minulla on?"), ja assistentti vastaa lähdeviittein. HR-tiimi hallinnoi dokumentteja ylläpitopaneelista ja päivittää sisältöä helposti. Järjestelmä toimii 24/7 ja vähentää toistuvia kysymyksiä merkittävästi. Arkaluonteiset dokumentit näkyvät vain oikeutetuille käyttäjille.
Miten HR AI-assistentti auttaa
HR AI-assistentti vapauttaa HR-tiimin aikaa strategisempiin tehtäviin ja parantaa työntekijäkokemusta välittömillä vastauksilla. Kun työntekijät kysyvät samoja asioita toistuvasti, HR:n aika kuluu rutiinikysymyksiin — ratkaisu tarjoaa 24/7 saatavilla olevat vastaukset HR-dokumenteista lähdeviittein.
Järjestelmä nopeuttaa onboarding-prosessia ja takaa yhdenmukaisen viestinnän. Arkaluonteiset dokumentit suojataan rooliperusteisella käyttöoikeuksilla. Käytämme samaa ratkaisua omassa HR-toiminnassamme.
Hyödyt
Pilotissa mitataan rutiinikysymysten määrä, HR-tiimin käyttämä aika, vastausten löydettävyys ja ihmiselle eskaloitujen tapausten osuus. Tavoitteet asetetaan organisaation omasta lähtötasosta ja vastaukset arvioidaan hyväksyttyjä lähteitä vasten.
Käyttöönotto
Toteutus kestää tyypillisesti 2-4 viikkoa. Ensimmäinen viikko kuluu HR-dokumenttien keräämiseen ja indeksointiin. Toinen viikko käytetään testikäyttöön pilottiryhmän kanssa ja palautteen keräämiseen. Kolmas viikko sisältää integrointia (esim. intranet, Slack) ja käyttöliittymän viimeistelyn. Neljäs viikko kuluu käyttäjäkoulutukseen ja dokumentaatioon. Tuotantokäyttö alkaa vaiheittain.
Tekninen arkkitehtuuri
Järjestelmä käyttää LangChain-kirjastoa ja FAISS-vektorivarastoa semanttiseen hakuun. HR-dokumentit (PDF, Word, teksti) pilkotaan osiin ja indeksoidaan. Käyttäjän kysymys haetaan vektoriavaruudesta, ja relevantit osat lähetetään LLM:lle kontekstina. Vastaus generoidaan lähdeviittein. Roolipohjainen käyttöoikeushallinta varmistaa, että arkaluonteiset dokumentit (esim. palkat, henkilökohtaiset tiedot) näkyvät vain oikeutetuille. Järjestelmä on konttipohjainen (Docker).
Ominaisuudet
RAG-pohjainen HR-assistentti henkilöstölle ja HR-tiimeille.
Tulokset
Prosessi
Kartoitus
Kokeilu
Liitännät
Käyttöönotto
Optimointi
Data ja integraatiot
- Asiakkuudenhallinta ja tukijärjestelmät
- Asiakirjat ja tietovarastot
- Rajapinnat ja tietolähteet
Tietoturva
- Tietosuojavaatimusten mukainen käsittely sovittaessa
- Valvontapolku ja lokitus
- Selkeät rajaukset ja käyttöoikeudet
Käyttötapaukset
HR-politiikat ja edut
Onboarding ja ohjeistus
Lomakkeet ja prosessit
FAQ
Mitä HR-kysymyksiä assistentti voi käsitellä?
Assistentti vastaa kaikkiin kysymyksiin, joihin löytyy vastaus HR-dokumenteista: lomaoikeudet, sairauslomat, etuudet, työaikamuodot, palkanmaksu, vakuutukset, onboarding-prosessi, lomake-ohjeet, politiikat. Assistentti lainaa lähteet ja ilmoittaa selkeästi, jos tietoa ei löydy. Monimutkaiset tapaukset eskaloidaan HR-tiimille.
Miten käsitellään arkaluonteisia HR-tietoja?
Järjestelmä käyttää roolipohjaista käyttöoikeushallintaa (RBAC). Arkaluonteiset dokumentit (esim. palkat, henkilökohtaiset tiedot, kurinpitotoimet) näkyvät vain oikeutetuille käyttäjille. Työntekijät näkevät vain yleisiä politiikkoja ja omia tietojaan. Kaikki kyselyt lokitetaan GDPR-vaatimusten mukaisesti. Data voidaan säilyttää paikallisesti ilman pilvipalvelua.
Voiko assistentti käsitellä monikielisiä HR-dokumentteja?
Kyllä. Assistentti tukee useita kieliä samanaikaisesti. Työntekijät voivat kysyä suomeksi, englanniksi tai ruotsiksi, ja assistentti vastaa samalla kielellä. HR-dokumentit voivat olla monikielisiä, ja assistentti löytää relevantit kohdat käyttäjän valitsemalla kielellä. Automaattinen kielentunnistus tunnistaa kysymyskielen.
Miten assistentti integroituu HR-järjestelmiin?
Assistentti voi hakea tietoja HR-järjestelmistä API:n kautta (esim. Workday, SAP SuccessFactors, BambooHR). Tämä mahdollistaa personoidut vastaukset (esim. "Sinulla on 15 lomapäivää jäljellä"). Integraatio ei ole pakollinen: assistentti toimii myös pelkillä dokumenteilla. Valinta riippuu tarpeista ja HR-järjestelmän ominaisuuksista.
Miten varmistetaan, että vastaukset pysyvät ajan tasalla kun dokumentit päivittyvät?
Järjestelmä voidaan konfiguroida indeksoimaan HR-dokumentit automaattisesti sovitun aikataulun mukaan (esim. yöllä, viikonloppuisin) tai reaaliajassa, kun dokumentti muuttuu. Ylläpitopaneelista näkee, milloin dokumentit on viimeksi indeksoitu. Vanhat versiot voidaan säilyttää historiatietoina tai korvata uusilla. HR-tiimi saa ilmoituksen, kun indeksointi on valmis.
Miten varmistetaan vastausten oikeellisuus?
Assistentti näyttää lähdeviitteet jokaisessa vastauksessa, jotta käyttäjät voivat tarkistaa alkuperäisen dokumentin. Jos järjestelmä ei löydä tietoa, se vastaa "En tiedä" selkeästi. Audit-dashboard tallentaa kaikki kyselyt ja vastaukset, joten HR-tiimi voi tarkistaa ja korjata virheelliset vastaukset. Epävarmat tapaukset eskaloidaan automaattisesti.
Tarvitseeko HR-tiimi koulutusta assistentin käyttöön?
Lyhyt koulutus (1-2 tuntia) suositellaan ylläpitopaneelin käyttöön: dokumenttien hallinta, käyttöoikeuksien määrittely, audit-logien tarkastelu. Työntekijät eivät tarvitse koulutusta: assistentti toimii luonnollisella kielellä chatissa. Tarjoamme dokumentaation ja tukikanavan käyttöönottovaiheessa.
Mikä on kustannusrakenne?
Kustannukset riippuvat dokumenttien määrästä, LLM-mallista (paikallinen Ollama vs. pilvipalvelu), HR-järjestelmäintegraatioista ja käyttäjämäärästä. Tyypillinen projekti sisältää: 1) Kehitys ja konfigurointi (kertaluonteinen), 2) Dokumenttien indeksointi (kertaluonteinen), 3) Hosting ja LLM-käyttö (kuukausittainen). Tarjoamme räätälöidyn tarjouksen tarpeidenne mukaan.
Aloitetaan palvelun suunnittelu
Kerro tavoitteesi ja prosessisi, me ehdotamme mallin.
HR-assistentin demo on täällä. Avaa demo.
Ota yhteyttä Katso kaikki palvelut